Denna policy ger riktlinjer för SAID Sweden ekonomiska arbete.
Ekonomisk planering
SAID Sweden har kalenderår som verksamhetsår. Styrelsen ansvarar för den ekonomiska
planeringen och redovisningen.
Budget
Styrelse upprättar en budget med intäkter och kostnader med utgångspunkt i beslutade
projekt. Budgeten fastställs av årsmötet. Ekonomiskt utfall redovisas och stäms under året
av mot den godkända budgeten.
Bokföring
SAID Sweden använder ett ekonomisystem, Visma administration 1000, för bokföring av sina
ekonomiska transaktioner. Vi använder oss av kontoplanstyp BAS2007 och bokför per konto
och i tillämpliga fall på projekt och resultatenhet. Ekonomiska händelser bokförs per dag.
Bokföringen utförs av föreningens kassör. SAID Sweden har en liten verksamhet i Nigeria. De
ekonomiska transaktionerna bokförs löpande i Nigeria och en ekonomisk rapport skickas till
styrelse kvartalsvis.
Bank i Sverige
SAID Sweden använder sig av SE baken, där har vi två konton. Ett av dessa konton används
endast för utbetalningar av bidrag från Forum Syd. SAID Sweden har också bankgiro och
swish nummer i SEB. Om lokalgrupperna har bankkonto, swish bl.a. ska insamlade pengar
som är över 1, 500 sek skickas till SAID Swedens huvudbankkonto. Detta underlättar en god
redovisningssed.
Attest och nyttjanderegler för dessa i bank
Bank
Uttag från SAID Sweden bankkonton signeras gemensamt av två utsedda firmatecknare, se
protokoll från styrelse. Styrelse utser speciella personer som två i förening har rätt att teckna
bankkonton och signera handlingar.
Intäkter
Bidrag rekvireras av firmatecknare vid lämpliga tillfällen under året enligt Forum Syds regler.
Pengarna betalas till speciellt konto i SEB. Egeninsatser betalas in SAID Sweden
medlemsgrupper och enskilda löpande under året.
Pengar till utlandet
Statsbidrag och egeninsats för arbetet ska skickas genom vårt huvudbankkonto för alla
godkänt projekt av SAID Swedens styrelse. Det ska skickas till vår samarbetspartner ett
speciellt bankkonto i landet som är avsett för projektet. Beloppet skickas i Euro eller dollar.
Hur ofta och vid vilka tidpunkter SAID Sweden skickar pengar till samarbetspartner styrs av
det avtal om utbetalning av bidrag som SAID Sweden och samarbetspartner tecknat.
Överföringen av pengar föregås av en rekvisition från samarbetspartner och efter att pengar
tagits emot av samarbetspartner skickas en bekräftelse på att de kommit fram och till vilket
belopp i landets valuta.
Samarbetspartner skickar kvartalsvis en rapport till SAID Sweden över den ekonomiska
statusen i de projekt som finansieras av Forum Syd. Samarbetspartner upprättar en
årsredovisning som revideras av en revisionsbyrå i landet. Byråns revisionsrapport skickas till
SAID Sweden styrelse och SAID Swedens svenska revisorer.
Attestregler
Alla utbetalningar skall attesteras gemensamt av två av SAID Swedens utsedda
firmatecknare innan de betalas ut.
Utbetalningar
Betalning av fakturor och ersättning för resor och utlägg sker löpande efter attest. Arvoden
betalas ut kvartalsvis. Utbetalningar sköts av kassören eller av någon av de utsedda
firmatecknarna om så skulle behövas. Kassören ansvarar för att deklarationer lämnas till
myndigheter i rätt tid och att avgifter och preliminärskatter betalas in.
Kontanter och checker
SAID Sweden har i dagsläget ingen kontanthantering i Sverige. Nu ska det finnas en liten
handkassa på maximalt 1500 för varje SAID Swedens lokalgrupp. Den handhas av en av
lokalgruppens utsedda person. Kassan fylls på genom uttag från SAID Swedens huvudkonto
Avskrivningsregler
SAID Sweden kommer tillämpa rak årlig avskrivning enligt följande: Bilar 25 %, Datorer 33 %,
10 % maskiner och utrustning 20 %
Ekonomisk rapportering
Till varje möte med SAID Sweden tar kassören fram en resultatrapport som visar SAID
Sweden ställning vid det aktuella tillfället. En årsredovisning upprättas efter
verksamhetsåret. Årsredovisningen upprättas enligt K3modellen och omfattar SAID Sweden
verksamhet i Sverige. Reviderade resultatredovisningar lämnas enligt av organisationerna
fastställd tidsplan till Svensk Insamlingskontroll (om SAID Sweden blir registrerad hos dem)
och Forum Syd, i det senare fallet för det/de projekt som Forum syd finansierar. En
redovisning lämnas också till FRII (Frivilligorganisationernas Insamlingsråd).
Antagen preliminärt av årsmöte
Datum: 2019-06-29
Ansvarig: Styrelse
Giltighetstid: tillsvidare